Buchdateien sind besonders wertvoll. Doch wie schnell blickt man nicht mehr durch! Und was, wenn ein Virus oder Festplattencrash die Arbeit zunichte macht? Hier sind ein paar Tipps für Ihren Schreiballtag.

Die Arbeit an einem Buch bringt es mit sich, dass man eine Menge Dateien ansammelt, die alle für den Arbeitsprozess in irgendeiner Form wichtig sind. Artikel, die man online gefunden hat, Bilder und Grafiken, die man zur Inspiration braucht, Notizen zum Buch, zu den Kapiteln, zu Illustrationen, einzelne Kapitel und Ausschnitte, Vorankündigungen, Strukturen, diverse Fassungen des Buches oder seiner Teile … manches Buchprojekt platzt vor Dateien schier aus den Nähten.

Nicht nur kann es gefährlich werden, wenn man sich einen Virus einfängt oder die Festplatte unversehens crasht. Man verliert auch sehr schnell den Überblick und verbringt viel Zeit damit, eine bestimmte Datei zu suchen, die man gerade dringend braucht.

Was also sollten Sie beachten, wenn Sie Ihre Buchdateien benennen, ordnen und sichern?

Buchdateien benennen

Schaffen Sie sich vom ersten Tag an ein System zum Benennen Ihrer Buchdateien. Nennen Sie das Manuskript nicht „manuskript.docx“, sondern geben Sie Ihrem Buch einen aussagekräftigen, knappen Arbeitstitel, z. B. „E-Book_Kulturmanagement-Methoden“ – denn es könnte ja sein, dass Sie noch weitere Bücher schreiben wollen. Heißen die alle „manuskript.docx“ werden Sie später viel Zeit mit der Suche nach der richtigen Datei verschwenden.

Da Sie ziemlich sicher verschiedene Fassungen schreiben werden, sollten Sie sie entsprechend kennzeichnen. Wählen Sie dafür etwas, das Sie auch in fünf Jahren noch nachvollziehen können. In der Regel reicht hierfür eine Zahl aus (z. B. „01“). Manche setzen zur genaueren Unterscheidung stattdessen eine Jahreszahl oder ein Datum dahinter. Achten Sie dabei darauf, zuerst die Jahreszahl zu schreiben, dann den Monat, dann den Tag – denn so haben Sie einen schnelleren Durchblick, wenn Sie sich alle Dateien nach Namen geordnet anzeigen lassen.

Stimmen Sie Ihr Manuskript mit anderen (Lektor, Coachin, Mit-Autor_in u. a.) ab, dann sollten Sie der Datei, die Sie versenden, keinen anderen Namen geben als der Datei, die Sie auf dem Rechner haben. „Von welchem Text reden Sie jetzt?“ ist eine häufig gestellte Frage, wenn Sie die Dateien unterschiedlich benannt haben, und dann geht die Suche auf beiden Seiten los. Fügen Sie der Fassung, die Sie versenden, lediglich Ihren Namen hinzu, damit Ihr Gegenüber sie eindeutig zuordnen und über die Suchfunktion leichter auffinden kann.

Und sollten Sie Notizen genauso speichern wie Artikel aus dem Internet, dann achten Sie darauf, sie klar zu benennen. Insbesondere Artikel haben oft kryptische Namen, die zwar dem Medium, das sie veröffentlicht, verständlich sind. Doch werden Sie bei der Suche nach einem bestimmten Artikel verrückt, wenn die Datei „bas0ZTF#29865“ heißt, der Artikel darin aber „Kultur und ihr Wert für die Gesellschaft“. Ändern Sie deshalb beim Speichern den Namen und fügen Sie immer den Namen des Mediums hinzu.

Buchdateien ordnen

Manche legen all ihre Buchdateien, ob Manuskripte, Notizen oder Recherchematerialien, in einem einzigen Ordner ab. Besser und übersichtlicher wäre es allerdings, sich für alles einzelne Unterordner zu schaffen.

Heißt Ihr Ordner für das gesamte Buch inklusive aller Materialien bspw. „E-Book Kulturmanagement-Methoden“, dann könnten Sie die Unterordner so anlegen:

• „Manuskripte Kulturmanagement-Methoden“
• „Recherchematerialien Kulturmanagement-Methoden“
• „Notizen Kulturmanagement-Methoden“
• „Grafiken Kulturmanagement-Methoden“
• „Tabellen Kulturmanagement-Methoden“.

Diese Unterordner können ebenfalls Unterordner enthalten, wenn Sie z. B. Ihre Recherchematerialien in „Theater“, „Konzerte“, „Tourismus“ und „musikalische Früherziehung“ usw. aufteilen wollen.

Achten Sie nur darauf, das Ganze nicht in unendlich viele Unterordner ausufern zu lassen – das kann schnell zu unübersichtlich werden. Benennen Sie lieber die Dateien klar und verständlich.

Buchdateien sichern

Der größte Alptraum aller Autor_innen, von vernichtenden Kritiken abgesehen, ist, dass ihr schönes Manuskript durch einen Virus oder Festplattencrash zunichte gemacht wird. Auch wenn es manchmal lästig erscheint: Machen Sie jeden Tag eine Sicherung Ihrer Dateien. Ob Sie sie auf einer externen Festplatte, einem USB-Stick, einem eigenen externen Server oder in der Cloud speichern, bleibt Ihnen überlassen. Doch sollten Sie diese Sicherungen nie vernachlässigen. Bevor Sie „Ach, das wird schon nicht passieren“ zu Ende gedacht haben, könnte es nämlich schon geschehen sein.

Manche Autor_innen sind besonders vorsichtig und sichern ihre Dateien an zwei verschiedenen Orten, z. B. auf einer externen Festplatte im Büro und in einem Cloudspeicher, für den Fall, dass ihnen die externe Festplatte einmal herunterfällt oder sie bei einem Feuer zerstört wird.

Ob Sie aber Ihre Daten nun doppelt sichern, bleibt natürlich Ihnen überlassen. Doch eins sollten Sie in jedem Fall tun: Sichern Sie Ihre Buchdateien irgendwie. Und vor allem nach jedem Tag, an dem Sie daran arbeiten.